Удаленная редакция: как бизнесу передать контент на аутсорс

Передать производство контента на аутсорс — привлекательно, но кажется рискованным: смогут ли авторы со стороны вписаться в ToV бренда, будут ли выполнять работу в срок, удастся ли их контролировать? В статье разберем, почему не стоит бояться работы с удаленной редакцией, какие у нее преимущества и какому бизнесу подойдет этот формат.

Что такое удаленная редакция

Удаленная редакция, или редакция на аутсорсе — команда, которая дистанционно работает над контентом для компании, проекта или частного лица. Обычно в нее входят редактор, несколько авторов, дизайнер и корректор. Это — как минимум, в реальности количество сотрудников зависит от объема задач. Иногда в удаленных редакциях работают аккаунт-менеджеры, SMM-специалисты, по два-три редактора, десять и более авторов.

Конечно, в идеале у каждого бизнеса — от маленького стартапа до крупной корпорации — есть своя редакция, которая отвечает за контент в социальных сетях, публикации на сайте или в корпоративном блоге, присутствие в СМИ. Но на практике такой подход могут себе позволить не все.

Штатная редакция — это:

• Сотрудники, которым надо регулярно платить зарплату (с налогами и страховкой это +43% к оплате труда каждого специалиста), а также предоставлять отпуска и больничные.
• Сложности с загрузкой команды. Рассчитать точное количество контента на долгий срок — почти невыполнимая задача, ведь потребность в медиаприсутствии варьируется. В январе есть инфоповод — и нужно подготовить пять статей в деловые журналы, два эфира на ТВ и пятнадцать постов в группу VK. А в феврале нет важных событий и достаточно сделать несколько публикаций в корпоративный блог. Маленькая редакция рискует в какой-то месяц не справиться, а большая — остаться без дела.
• Время на поиск авторов, редакторов, корректоров, их обучение, знакомство со спецификой проекта, объединение разрозненных специалистов в команду. И всегда есть риск, что человек уволится, и придется начинать все сначала.

Аутсорсинг контента решает эти проблемы. У руководства компании нет необходимости налаживать редакционные процессы, этим занимается главный редактор или отдельный менеджер внутри редакции.

Компания платит только за единицы контента по договору. Например, за пять статей по 10 тыс. знаков каждая, три вида инфографики и десять постов в телеграм-канал. Цена обсуждается заранее, исходя из специфики и сложности задач.

Если автор удаленной редакции по какой-то причине не может выполнить свою работу (заболел, уехал в отпуск, случился форс-мажор), вопрос оперативно решается внутри редакции и работу подхватывает другой специалист. Заказчик может даже не знать об этих процессах, поскольку они в конечном итоге не влияют на результат.

Когда количество задач растет, в редакцию привлекают дополнительных авторов, и искать, тестировать, собеседовать их будет не HR компании, а главный редактор.

Если из удаленной редакции уходит сотрудник, то на его место ищут нового специалиста с похожими компетенциями и релевантным опытом. И опять-таки эта задача ложится на плечи главреда, а не кадровиков компании.

Удаленная редакция — это не группа фрилансеров, которых HR компании нашел на hh.ru и аналогичных сайтах или в телеграм-каналах с вакансиями. Собирать удаленную редакцию из фрилансеров самостоятельно не только неэффективно, но и рискованно с учетом российского законодательства.

Если компания заключает договор с самозанятым специалистом, и при этом у него есть постоянный круг задач, оговорены часы рабочего времени, он получает регулярные выплаты, то налоговая может заподозрить уход от трудовых отношений и выписать крупный штраф. Риски попасть в поле зрении инспекции возрастают, если с компанией по схожему принципу сотрудничает не один самозанятый, а несколько.

Кому нужна удаленная редакция

• Небольшим компаниям, стартапам. Таким проектам не нужны дополнительные расходы на штатных сотрудников, но важно быстро и качественно решить конкретную задачу: написать статью или подготовить контент-план. Редакции на аутсорсе берут не только крупные проекты, но и разовые или небольшие по объему заказы.
• Компаниям, которые хотят усилить и расширить свою редакцию. У компании уже есть своя небольшая редакция из двух-трех человек, а загруженность проектами растет. Иногда просто нет времени, чтобы найти дополнительных редакторов, авторов или SMM-щиков в штат, и передача контента на аутсорс становится оптимальным решением.
• Компаниям, которые заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве. Если совместная работа бренда и редакции идет полгода или дольше, то компания фактически получает готовый, укомплектованный отдел специалистов на аутсорсе, которые погружены в специфику производства не меньше штатных сотрудников. Такой формат комфортен и для авторов — не надо каждый раз изучать тему заново, и для представителей компании, которые получают уверенность в результате.
• Частным лицам, экспертам, которые хотят развивать личный бренд. Даже если у компании есть штатная редакция, ее мощностей может не хватить для развития личного бренда руководителя — это отдельный проект, для его реализации нужны специалисты с конкретными компетенциями и опытом. Кроме того, иногда в этом вопросе нужен взгляд со стороны. Людям, которые давно знают своего руководителя с определенной стороны — менеджер, работодатель, начальник, — бывает сложно раскрыть другие его качества, увидеть его как бизнес-партнера, лидера, эксперта. 

Что делает удаленная редакция

Если коротко — же самое, что штатная, но в другом режиме. Любой тип контента, который требуется компании, она может заказать на аутсорс. Кроме того, удаленная редакция не просто выполняет установленный в договоре перечень задач, но и, по запросу заказчика, занимается стратегическим медиапланированием исходя из целей компании, готовит и согласует контент-планы.

В редакциях, как правило, работают люди с опытом и обширной базой контактов. Так, бюро:КОНТЕНТ — сертифицированный партнер РБК Компаний, работает на специальных условиях с Forbes, «Комсомольской правдой» бортовыми журналами «Аэрофлот» и «Аэрофлот. Премиум». Авторы и редакторы бюро:КОНТЕНТ знакомы с редполитикой рейтинговых и авторитетных изданий. Вместе с удаленной редакцией клиент получает возможность выйти на новые площадки и шире заявить о себе и своем проекте в СМИ.

Читайте также: «Как и зачем бизнесу публиковаться в РБК, Forbes и других крупных СМИ»

Принципы работы удаленной редакции

Во внутренних процессах каждой команды есть свои нюансы, но общие принципы работы с контентом на аутсорсе у большинства редакций похожи.

1. С заказчиком общается один или два человека из удаленной редакции. В большинстве случаев, это главный редактор, но может быть аккаунт-менеджер или менеджер по работе с клиентом. У клиента нет лишних чатов и ненужных вопросов: все, что касается целей, задач, показателей будущих публикаций, он обсуждает с главредом. Все, что касается внутренних рабочих процессов, редакторы и авторы обсуждают в своих чатах.
2. У главного редактора уже есть свой пул авторов или он знает алгоритм быстрого и точного поиска специалиста под запрос. Например, где найти автора с бэкграундом в медицине, за которым не пришлось бы перепроверять материал, или специалиста в экспертных интервью, или автора с компетенциями во франчайзинге.

Выйти на сотрудничество с удаленной редакцией проще всего через контакт с главным редактором, у которого уже есть своя команда. Благодаря тому, что внутри редакции все коммуникации уже налажены, любой проект запускается быстрее, чем в случае с подбором штата или фрилансеров.
3. До начала работы заказчик заполняет бриф и отвечает на вопросы. Чем больше вопросов — тем лучше. Каких целей компания хочет достичь с помощью контента? Кто целевая аудитория, каким языком с ней принято говорить — деловым, дружеским, неформальным? Есть ли обстоятельства и факты, которые важно подчеркивать в публикациях? Есть ли в истории компании спорные или скандальные эпизоды, о которых не стоит лишний раз упоминать?

Представитель удаленной редакции обязательно направляет заказчику бриф, и чем подробнее он заполнен, тем более продуктивной будет работа над контентом.
4. Процессы в удаленной редакции стандартны, как и в большинстве офисов: есть задачи, дедлайны и планировщики, где отслеживается ход выполнения работ. Сотрудники не привязаны к графику и никто не отслеживает, в какое именно время они работают. Но всегда есть точные сроки сдачи текста по этапам: для редактуры, для корректуры, для согласования с заказчиком и внесения правок.

При заключении договора нужно обсудить и зафиксировать, сколько кругов правок входит в стоимость работы над единицей контента.
5. Удаленная редакция или аутсорс вовсе не значит, что исполнитель и заказчик никогда не встретятся лично. Очные встречи ускоряют согласование многих вопросов, при этом необязательно видеться часто или всей командой. Например, если главред и заказчик живут в одном городе, то обсуждать контент-план на месяц они могут в офисе компании или коворкинге, а все остальные вопросы — согласования, правки, корректировки — решать онлайн.

Как сохранить голос бренда при создании контента

Любой заказчик, который еще не знает, как работать с удаленной редакцией и передавать контент на аутсорс, опасается, не потеряет ли бренд свой голос, если работать над ним начнут люди со стороны?

Ответ — нет, голос бренда сохраняется и при передаче контента на аутсорс, если за дело берутся профессионалы.

Авторы и редакторы внимательно изучают редакционную политику бренда. Вопрос о ней обязательно будет в брифе.

Если у бренда еще нет собственной редполитики, ее можно разработать, в том числе с помощью удаленной редакции. А пока авторы будут ориентироваться на целевую аудиторию, задачи компании и стиль материалов, которые уже опубликованы.

Для интервью или статьи от первого лица автор не только общается с экспертом, но и заранее изучает другие материалы с ним, например записи публичных выступлений — иногда важны не только слова и мысли человека, но и интонации. Кроме того, это помогает автору лучше погрузиться в контекст и точнее сформулировать вопросы для беседы.

Любой текст нужно адаптировать под площадку: даже если действовать строго в рамках редакционной политики, текст для соцсетей и колонка для РБК Компаний будут отличаться. Опытным редакторам будет проще аккуратно поправить материал так, чтобы не выходить за рамки ToV и при этом соответствовать целевой аудитории на каждой из платформ.

Удаленная редакция обязательно согласует материал с заказчиком, даже если речь идет о коротком комментарии. Ни один текст не выходит без одобрения представителя компании, если кажется, что в этот раз автор немного отошел от привычного читателям голоса бренда — материал будут править.

Передача контента на аутсорс — не риск, но способ получить качественные материалы для своего бизнеса и возможность выйти на новый уровень присутствия в СМИ. Специалисты бюро:КОНТЕНТ успешно сотрудничают по принципу удаленной редакции с УК «Термы», «Московской школой ораторов», франшизой клининга New Cleaning и юридической фирмой «Формула согласия».